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Comment réussir son activité de cohésion d'équipe ?

Comment réussir son activité de cohésion d'équipe ?

Guide du parfait organisateur d’activité de team building en entreprise.

Dans ce monde d’après, celui dans lequel nous sommes entrés, les événements de cohésion d’équipe dans les entreprises ne sont pas encore à l’ordre du jour. Ce constat est une évidence car elles ont une priorité : remettre la machine en route. Rajoutons aussi que la distanciation sociale imposée est un oxymore à la démarche. Il est difficile de souder une équipe lorsque ses membres sont séparés de plus d’un mètre.

Néanmoins, les règles sanitaires s'assoupliront et le temps sera venu de consolider les liens. Les collaborateurs n’attendent que cela, pour se retrouver ensemble tous unis.
 
En attendant, voici quelques rappels et conseils de bon sens pour réussir votre prochaine activité de cohésion de vos forces vives. Il est bien question des activités se déroulant pendant le temps de travail. Impliquant tout le monde, même ceux qui n’adhèrent pas à ce genre de moment (il y en a !).
Faisons bien la différence avec les activités entre collègues volontaires en dehors du temps de travail dont la seule contrainte est le recrutement et l’inscription.

Nous ne traiterons dans cet article que des ingrédients indispensables à la réussite d’une activité de cohésion d’équipe. Cette dernière peut aussi prendre place parmi d’autres temps forts d’une journée de rassemblement.

Comme par exemple la réunion (partie solennelle) : présentation des chiffres de l’année. Point sur le passé et présentation des objectifs de l’année par exemple.Ou si le temps manque, vous pouvez opter pour la version repas (nous sommes français !) : entre les plats, il est possible de se challenger entre tables.

Généralement, une journée type commence par la réunion suivie du déjeuner puis la partie détente. Mais encore une fois, il n’y a pas de règle établie (heureusement !), cela dépend du temps consacré et des attentes.

Pour son organisation, le prestataire de l’animation vous demandera votre budget. Généralement le référent du rassemblement n’aura pas d’idée. Mais il est important pour un prestataire de le savoir pour éviter de s’éparpiller ou bien même de vous proposer un devis si vous avez un budget de 20 euros pour le lieu, le repas et l’animation (compliqué !).

Les présentations sont faites, le prestataire aura donc récupéré le contexte général, le nombre de participants, le budget. Passons à la seconde étape, les objectifs de l’animation de cohésion. Quelles sont les attentes ? Voici une liste non exhaustive de raisons qu’il faut identifier pour bâtir ce rassemblement. 
 
Les objectifs
 
S'agit-il de (choix multiples) ? :

- renforcer les liens entre collaborateurs, managers et direction (la base),
- intégrer les nouveaux,
- rassembler les services,
- détendre l’atmosphère pesante ou bien gérer une situation de crise,
- décupler la fierté d’appartenance (très utile en ce moment),
- créer une émotion collective servant d’ancrage tout au long de l’année,
- transmettre des messages, des connaissances et des compétences personnelles (en dehors du parallèle avec son quotidien professionnel),
- partager les valeurs de l’entreprise (si elles sont identifiées),
- créer une dynamique de culture d’entreprise (RSE) et la cultiver,
- sensibiliser à une démarche vertueuse (santé, écologie, …).

- S’agit-il d’un service spécifique ou d’un secteur d’activité en particulier ?
 
Cette question a pour résultante de se projeter vers le format général. On ne propose pas systématiquement la même chose selon le profil des participants.
Illustrons ces propos par un exempble. La plupart des profils commerciaux sont habitués à se challenger et auront du mal à collaborer pour l’atteinte d’un objectif collectif si le groupe n’est constitué que d’eux (déformation professionnelle).

Le prestataire vous demandera en plus des objectifs quelle est l’ambiance générale du groupe. S’il existe des tensions ou conflits entre personnes ou services. Un turn over dans l’effectif ? Les lieux et activités déjà vécues dans le passé ? le ressenti des précédentes éditions ?
 
Les objectifs sont validés ? L’historique et la température aussi ? Place aux prochaines étapes
 
Le lieu

Le choix du lieu est important car il plante le décor de la journée. Il doit être beau mais il doit surtout être pratique. Le beau permet de créer des images indissociables de la journée certes mais ce n’est pas suffisant. Le côté pratique est fondamental car il est gage du bon déroulement.
Un exemple ? Le nombre de toilettes. En effet, quand tout le monde se précipite après la pause-café vers les 2 pauvres toilettes du site, ça peut vite perturber le planning (histoire vécue).
 
D’autres détails qui font la différence tels que :
 
- sa situation géographique (si les forces vives viennent de différentes contrées),
- le parking (en ville, ça peut vite devenir compliqué),
- une salle de réunion hermétique si vous avez à transmettre des informations sensibles
- les équipements de la salle de réunion si réunion il y a (compatibilité du vidéoprojecteur avec votre ordinateur portable).
- des douches si vous envisagez une soirée après l’activité sportive qui donne chaud.
 
Mais dans la catégorie « je risque gros aux beaux jours », il y a un élément qu’il faut valider ou tout du moins envisager : Le fameux plan B lié à la météo. En effet, il est souhaitable de parer à toutes éventualités. Seul élément non maitrisable, les conditions climatiques peuvent ruiner l’animation.  En cas de forte pluie ou … de chaleur.
 
La pluie est désagréable car rester dans l’humidité n’est pas très confortable surtout si vous envisagez une soirée derrière. Mais la chaleur peut être aussi destructrice. En effet, faire une animation un peu dynamique en plein soleil peut engendrer des coups de chaleurs et des malaises. Le résultat ne sera pas le même si les participants sont amorphes. Pas ou peu d’implication. Pour peu que le prestataire utilise du matériel informatique pour que celui-ci s’arrête net ! (Du vécu)
 
Alors prévoir un plan B, c’est disposer d’une salle pour faire une animation différente que le prestataire vous aura concocté ou d’un coin à l’ombre. C’est aussi penser aux bouteilles d’eau et des casquettes.
 
(Parenthèse : les casquettes sont un très bon support de communication pour différencier par leur couleur les équipes).

Revenons au lieu, Certains vous proposent des solutions clés en main. C’est-à-dire, la salle de réunion, le déjeuner et l’activité. Un gain de temps évident mais pouvant aussi réduire le champ des possibilités en matière de propositions d’activité car très sélective.

En tous cas, le lieu ouvre le champ des possibilités à l’activité. Certains sont plutôt propices à bâtir une histoire autour d’eux (château, parc, environnement, verdure à proximité, …).

Une multitude d’activités existent sur le marché du team building mais toutes doivent répondre à quelques règles communes. 
 
L’activité de cohésion :

Les objectifs sont clairement définis, une liste de lieux sélectionnés. Reste désormais à choisir le format de l’activité. Bien sûr, cette dernière devra être en adéquation avec toutes les étapes développées ci-dessus.
 
C’est un jeu !

Qui dit jeu dit ludique et plaisant sans quoi nous perdons vite certains participants. Chaque jeu ne doit pas être trop long ni demander non plus trop d’efforts. Les animateurs ont son rôle à jouer dans le processus de réflexion et la fluidité du jeu. Si vous bloquez une équipe trop longtemps sur un jeu, celle-ci peut rapidement perdre patience. La nature humaine ! L’objectif étant de passer un bon moment, les animateurs aident généralement les équipes en donnant quelques indications supplémentaires, histoire de... Tant qu’à faire, que les participants repartent avec le sourire d’avoir passé un bon moment sans frustration pour les plus compétiteurs d’entre eux.
 
Qui dit jeu dit des consignes à suivre. L’activité devra s’articuler autour d’un canevas général.
Au travers de celle-ci, les coéquipiers doivent appréhender un problème posé en échangeant. Comprendre une situation et partager leur point de vue. Chacun peut avoir une vision différente et aborder sous un autre angle l’objectif et ses contraintes.  En somme, favoriser l’échange pour mettre en place une stratégie validée par tous.
 
C’est un jeu d’équipe !   

Cela parait évident mais l’objectif principal d’un jeu ou d’un format est de faire fonctionner les coéquipiers à l’atteinte d’un objectif. Et pour cela, il faut communiquer sans se soucier de la position hiérarchique de l’autre. Lors de l’activité, il n’y a plus de chef. Que les leaders ! On demandera à la direction et aux managers de laisser leur place pour « casser le quotidien ». Sinon, vous pouvez vous retrouver à vivre l’effet inverse.
Autre point, le prestataire vous demandera la moyenne d’âge et la dynamique générale du groupe. Si certains sont plus à l’aise que d’autres pour mettre l’ambiance. La réussite de l’activité réside dans le comportement du groupe. 
 
C’est un jeu d’équipe composée de profils différents !   

Tenir compte des profils des coéquipiers et leur provenance pour brasser un maximum. 
Les jeux sont donc collaboratifs dans une équipe et doivent tenir compte des aptitudes de chacun. Certaines personnes sont plutôt cérébrales ou cultivées donc plus à même de répondre à des énigmes, d’autres plus sportifs ou manuels….
Chacun doit avoir sa place dans le format général à travers les différents jeux et étapes proposés.
Laisser la ou les personnes les plus à l’aise à prendre le leadership sur tels ou tels jeux. Tout est question de profil. A noter, on évite que le directeur ou manager prenne la lumière à ce moment-là. La complémentarité permet l’équilibre et le dynamisme de l’équipe. Donc sa force !
 
Pour résumer, l’activité retenue doit être :

- accessible à tous (pas de ségrégation mais basé sur la complémentarité),
- ludique (nous sommes de grands enfants !) et traité avec humour et décalage,
- unique et insolite par le lieu ou l’activité en elle-même (impossible d’être vécu dans un contexte personnel ou familiale).
- sur mesure pour correspondre aux objectifs (communication, gestion de projets, management, créativité, …),
- révélateur (compétences, leadership, …),
- vécu en dehors du lieu de travail pour faire une véritable coupure (la nature permet de s’oxygéner),
- orienté « compétition émulative » ou solidarité,
- reconductible (attendu par tous) pour continuer à pérenniser l’état d’esprit (égrégore),
 
En un mot, le format doit « surprendre » !
 
La date est calée, le lieu et l’activité aussi ? Doit-on communiquer dessus et comment ?

Plusieurs stratégies sont envisageables. Soit vous ne communiquez que la date (save the date !) et vous laissez la nature humaine faire le reste. L’ideal est de titiller la curiosité en informant de la thématique sous forme d’indices. Ça marche plutôt bien et ça fait causer positivement lors des pauses cafés.

Autre stratégie : Vous balancez le lieu et les équipes puis vous demandez qu’ils viennent avec un déguisement et un nom d’équipe. C’est assez efficace car la créativité est en émulation. Bien sûr, à vous de maitriser le tout pour que ces temps se déroulent en dehors des temps de travail.
Pour exemple, une journée dans un château et toutes les équipes arrivent déguisées en chevalier, moines ou princesses. Effet garantie !
 
groupeEvent16web
 
Reste à faire une dernière réunion sur place pour caler les derniers détails avec les différents prestataires. C’est parti !
 
Jour J : le rassemblement se déroule parfaitement. On n’oublie pas de faire la photo de famille pour immortaliser le moment. La photo pourra prendre place dans la salle de pause où dans l’entrée. Toujours important de montrer la dynamique de l’entreprise aux visiteurs ou rappeler les émotions provoquées par ce moment partagé.
 
Enfin, un événement de cohésion d’équipe doit se conclure par un point à froid avec l’organisateur pour savoir si les objectifs ont été atteints. Rappelons que la majorité des organisateurs répondent à des objectifs de moyens et non de résultats.
Le prestataire pourra vous transmettre un questionnaire pour la qualité de la prestation à des vues d’amélioration. Je reste sceptique sur le sujet. En effet, l’être humain a tendance à focaliser sur les aspects négatifs. Il est quelques fois plus simple de poser une question fermée suivie d’une question ouverte. Avez-vous passé un bon moment ? si non vos remarques constructives.

Dernier point, l’organisateur peut également partager son ressenti avec son œil extérieur sur le comportement des forces vives (motivation, implication, ...). Tout dépend des objectifs fixés au début de la mission. Ce n’est pas de la délation tout comme le questionnaire de satisfaction mais l’animation de cohésion a aussi pour objectif de refléter la santé mentale de l’équipe.

Car une animation ne peut réussir que si tous les participants sont impliqués et viennent avec l'envie de passer un bon moment.
 
Vous voilà désormais prêt à entamer les démarches. Go !
 

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